Cómo funciona la facturación electrónica B2B obligatoria en España
Cómo funciona la facturación electrónica B2B obligatoria en España
Si tienes una pyme, eres autónomo o gestionas la facturación de una agencia, ya habrás oído hablar de la obligación que se avecina: la facturación electrónica B2B será obligatoria en España para todas las relaciones comerciales entre empresas y profesionales. No se trata de una recomendación ni de una buena práctica voluntaria, sino de una exigencia legal con fecha en el calendario. En esta guía te explicamos, sin tecnicismos innecesarios, cómo funciona la factura electrónica entre empresas en España, qué dice la ley, qué formatos debes conocer y qué pasos debes dar ahora para no quedarte atrás.
Qué es la facturación electrónica B2B y por qué cambia todo
La factura electrónica entre empresas (B2B, de business to business) es un documento tributario que se genera, se transmite y se conserva en formato digital estructurado. No es un PDF enviado por correo. Es un archivo con campos de datos estandarizados que los sistemas informáticos pueden leer, validar e integrar automáticamente.
Hasta ahora, la factura electrónica era obligatoria solo cuando se facturaba a la Administración Pública (B2G). Con la nueva normativa, ese mismo modelo se extiende a las relaciones entre empresas privadas. Esto implica un cambio de paradigma: ya no basta con emitir un PDF bonito; habrá que emitir documentos en formatos estructurados que cumplan los requisitos legales.
La diferencia respecto a la factura en papel o PDF
| Tipo de factura | Formato | Lectura automática | Validez legal plena (nuevo marco) |
|---|---|---|---|
| Papel | Físico | No | No |
| Digital no estructurado | No | No | |
| Factura electrónica | XML/estructurado | Sí | Sí |
El cambio es profundo porque obliga a empresas y profesionales a adaptar sus procesos internos, su software y sus relaciones con clientes y proveedores.
La Ley Crea y Crece: el marco legal de la factura electrónica B2B
El pilar normativo de esta obligación es la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre), que modifica la Ley de Medidas de Lucha contra la Morosidad y establece la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales establecidos en España.
Su objetivo es doble:
- Reducir la morosidad: la factura electrónica deja constancia digital del momento exacto en que se emite y recibe, lo que facilita el cómputo de plazos de pago legales.
- Mejorar la eficiencia y el control fiscal: los datos estructurados permiten una mayor trazabilidad y, a medio plazo, una mejor lucha contra el fraude.
La ley establece que el reglamento de desarrollo concreto los requisitos técnicos, los formatos admitidos y las plataformas válidas. Ese reglamento está pendiente de aprobación definitiva, pero el marco general ya está claro.
Importante: La Ley Crea y Crece regula el intercambio documental entre empresas privadas. No hay que confundirla con VERI*FACTU, que es un sistema de registro de facturas ante la Agencia Tributaria. Son obligaciones distintas que pueden convivir. Si quieres profundizar en VERI*FACTU, consulta nuestra guía sobre VERI*FACTU obligatorio en 2026: calendario, plazos y quién debe adaptarse.
Plazos y calendario: cuándo entra en vigor la obligación para pymes
Uno de los aspectos que más preocupa a pymes y autónomos es cuándo deben estar listos. Según la regulación prevista:
- Grandes empresas (facturación superior a 8 millones de euros): obligación en el plazo que establezca el reglamento, previsiblemente antes que el resto.
- Pymes, microempresas y autónomos (facturación inferior a 8 millones de euros): disponen de un año adicional desde la entrada en vigor del reglamento.
En la práctica, el sector maneja 2025 como fecha de entrada en vigor para grandes empresas y 2026 para pymes y autónomos, aunque los plazos exactos dependen de la publicación definitiva del reglamento de desarrollo.
¿Qué pasa si no cumples?
La ley prevé sanciones para quienes incumplan la obligación de emitir o admitir facturas electrónicas. Además, las empresas que no acepten facturas electrónicas de sus proveedores también podrán ser sancionadas, un aspecto que conviene tener en cuenta tanto si eres el emisor como si eres el receptor.
Diferencia entre Facturae y VERI*FACTU: dos sistemas que no son lo mismo
Uno de los puntos de mayor confusión en el sector es la diferencia entre los distintos estándares y sistemas que coexisten. Aquí va un resumen claro:
Facturae
Facturae es el formato estándar de factura electrónica en España, desarrollado por el Ministerio de Hacienda y la Agencia Tributaria. Es un archivo XML con una estructura concreta que permite el intercambio seguro de facturas entre empresas. Es el formato exigido para facturar a la Administración Pública a través de plataformas como FACe, y también será uno de los formatos válidos bajo la Ley Crea y Crece para el B2B privado.
VERI*FACTU
VERI*FACTU es un sistema de remisión de registros de facturación a la Agencia Tributaria en tiempo real. Su función principal es garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas para el control fiscal. No es un formato de intercambio entre empresas, sino un mecanismo de reporte ante Hacienda.
| Concepto | Facturae | VERI*FACTU |
|---|---|---|
| ¿Qué es? | Formato de factura electrónica | Sistema de reporte a la AEAT |
| ¿Para qué sirve? | Intercambio entre empresas/Admón. | Registro fiscal en tiempo real |
| ¿A quién va dirigido? | Emisor y receptor de la factura | Hacienda (AEAT) |
| ¿Sustituye a la factura? | Es la factura | No, complementa el proceso |
| Marco legal principal | Ley Crea y Crece | Reglamento VERI*FACTU |
Entender esta diferencia es clave para no mezclar obligaciones y saber qué software necesitas para cada cosa.
Cómo intercambiar facturas electrónicas B2B: plataformas y canales válidos
Una vez generada la factura en el formato correcto, hay que enviarla al destinatario de forma segura y trazable. El reglamento pendiente de la Ley Crea y Crece definirá los canales y plataformas admitidas, pero ya se conocen las líneas generales:
Plataformas privadas interoperables
Las empresas podrán usar plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas siempre que cumplan los requisitos técnicos y de interoperabilidad que establezca el reglamento. Estas plataformas deben garantizar:
- La autenticidad del origen de la factura.
- La integridad del contenido.
- La legibilidad durante el período de conservación legal (mínimo 4 años).
- La interoperabilidad: que una empresa que use una plataforma pueda enviar facturas a una empresa que use otra distinta.
Solución pública gratuita
La ley también prevé que el Estado ofrezca una solución pública gratuita para que pymes y autónomos sin recursos para invertir en software puedan cumplir con la obligación. Los detalles técnicos de esta solución están pendientes de concreción.
¿Qué ocurre con el receptor?
Un aspecto que suelen pasar por alto es que la obligación es bidireccional: no solo debes emitir facturas electrónicas, sino también estar en condiciones de recibirlas y procesarlas. Si un proveedor te envía una factura electrónica, no puedes rechazarla ni exigirle que te la mande en papel.
Qué software de facturación electrónica necesitas
Aquí es donde muchas pymes y autónomos se bloquean. La buena noticia es que no necesitas convertirte en experto técnico: necesitas un software de facturación electrónica que se encargue de la parte tecnológica por ti.
Qué debe hacer el software por ti
Un buen software de facturación electrónica para cumplir con la Ley Crea y Crece debe ser capaz de:
- Generar facturas en formato Facturae (XML estructurado) u otros formatos que admita el reglamento (como UBL o CII, usados en el estándar europeo EN 16931).
- Firmar electrónicamente las facturas para garantizar su autenticidad e integridad.
- Enviar y recibir facturas a través de las plataformas admitidas.
- Registrar el estado de cada factura (enviada, recibida, aceptada, rechazada, pagada).
- Almacenar las facturas durante el período legal requerido.
Criterios para elegir tu herramienta
Antes de contratar cualquier solución, verifica estos puntos:
- Cumplimiento normativo: ¿está actualizado con los requisitos de la Ley Crea y Crece?
- Interoperabilidad: ¿puede conectarse con las plataformas que usan tus clientes y proveedores?
- Facilidad de uso: ¿puedes emitir una factura sin necesitar un técnico?
- Integración con tu contabilidad: ¿sincroniza con tu gestoría o con los modelos fiscales que presentas?
- Soporte en español: ante cualquier duda, ¿tienes a alguien que te atienda en tu idioma?
Si ya usas un software de facturación, consulta con tu proveedor si tiene prevista la adaptación a la Ley Crea y Crece. Muchas soluciones del mercado ya están trabajando en ello.
Pasos concretos para prepararte ahora
No tienes que esperar a que salga el reglamento definitivo para empezar a moverte. Estos son los pasos que puedes dar hoy:
- Revisa tu volumen de facturación para saber si entras en el grupo de grandes empresas (>8M€) o en el de pymes y autónomos.
- Habla con tu gestoría: asegúrate de que también está al tanto de los cambios y de que su software está preparado.
- Evalúa tu software actual: ¿genera facturas en formato XML/Facturae? ¿Puede firmarlas electrónicamente?
- Informa a tus clientes y proveedores: el cambio también les afecta a ellos. Cuanto antes lo coordináis, mejor.
- Sigue la publicación del reglamento: cuando se publique, tendrás los plazos y requisitos exactos. Estar informado te da ventaja.
La clave es no esperar al último momento. Las empresas que empiecen a adaptar sus procesos ahora tendrán mucho más margen para hacerlo sin prisas ni errores.
Conclusión: la factura electrónica B2B no es una opción, es el futuro inmediato
La facturación electrónica obligatoria entre empresas en España no es una amenaza, sino una oportunidad para modernizar tus procesos, reducir errores, cobrar antes y tener un control más preciso de tu negocio. La Ley Crea y Crece establece el marco; el reglamento de desarrollo concretará los detalles técnicos. Pero la dirección ya está clara.
Si eres pyme, autónomo o gestionas la facturación de varias empresas, el momento de actuar es ahora: revisar tu software, hablar con tu gestoría y entender las diferencias entre los distintos sistemas (Facturae, plataformas de intercambio, VERI*FACTU) te permitirá llegar a 2026 sin sobresaltos.
¿Quieres entender también cómo encaja VERI*FACTU en todo esto? Lee nuestra guía sobre el calendario y plazos de VERI*FACTU obligatorio para autónomos y pymes y tendrás el cuadro completo.
